因公赴港澳申报时限
因公赴港澳指学术交流、参加会议、合作研究等事宜。（因私赴港澳指旅游、探亲、求医等私人事宜。）
教职工请提前至少30天，通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国（境）申请流程进行申报，并办理因公港澳通行证和港澳签注。
学生请提前至少两个月，通过厦门大学信息门户-学生出国（境）申请流程进行申报，并自行办理因私港澳通行证和港澳签注。
申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国（境）安全防范承诺书》等，具体请按流程提示要求提交。
证件办理须知
请在OA搜索《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法》和《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》，认真阅读并了解规定。
注意：因公出访应严格按照获批方案执行，不得擅自变更。若申请变更出访行程如时间、地点、路线等必须事先报批，严禁事后补报。若取消出访也须尽快告知专办员并归还因公护照（或因公港澳通行证）。
财务处温馨提醒:1、出国（境）人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2、支付相关费用时须索取报销票据（“INVOICE”或“RECEIPT”）。酒店住宿水单并非收据，请向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3、特殊事项须事先报国际处审批，如：出访行程变化；选择境外航空公司航班出入境；在外确需的宴请、礼品赠送；因教学科研需要，确需的境外包车/租车；应外方要求购买国外保险等。4、相关费用报销遵循“一事一报”原则，同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。
组织部/党建办温馨提醒：党员持因私护照（或因私通行证）出国（境）前，应完成办理保留组织生活（党籍）手续，具体事宜可咨询本单位党务秘书（组织员）。
一、证件办理（请在出访前提早至少30天申报OA）：
（一）持因公港澳通行证出访人员，请在提交OA申报后3天内向台港澳办专办员提交以下材料。自2025年11月启用新版因公港澳通行证，需提交纸质和电子材料，后续请至厦门市外办进行生物信息采集（指纹采集+拍照）。
1、纸质材料（请交到厦大思明校区颂恩楼806办公室给李美双老师）：
a. 小二寸白底彩色近照1张（尺寸48×33mm，头部宽度21–24mm、长度28–33mm）。须着深色有领衣服，不佩戴眼镜，避免过度美颜。照片请用透明塑料袋装好。
b. 身份证正反面复印件1份（请保持原比例复印，勿放大或缩小）。
2、电子材料（请发送至邮箱 lms@xmu.edu.cn ）：
a. 与纸质照片同版的电子照片；
b. 身份证正反面彩色扫描件或拍照。
3、等OA流程校领导审批同意后，请在收到台港澳办专办员邮件发送的出访批件及介绍信后3天内，自行打印出访批件及介绍信并携带本人身份证原件，着深色有领衣服，在工作日（建议时间上午9:00-11:00或下午15:00-17:00）前往团结大厦二楼厦门市外办办理生物信息采集。办理时请向市外办说明是办理港澳通行证，不是办理护照。
4、因公港澳通行证和签注办好后，台港澳办专办员会发送邮件通知领取，请在领取时将往返机票订单或火车票订单交给专办员。
（二）若外籍、港澳台人员、离退休人员、非在编人员或赴港澳超过28天等特殊情况，可申请持因私港澳通行证出访。因私港澳通行证和签注请前往厦门市公安局出入境管理局办理。
二、证件归还：
（一）因公港澳通行证：返回入境后3天内请交到台港澳办。上交前请自行扫描通行证首页、港澳签注页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。若持新版通行证，建议优先选择人工查验通道以便核实出入境日期；若已使用电子自助通关，请在交还证件时一并提交能证明出入境日期的材料复印件，例如登机牌、火车电子发票或口岸打印的出入境凭证。
（二）因私港澳通行证：处级干部请按组织部规定，返回入境后7天内交给组织部。上交前请自行扫描通行证首页、港澳签注页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。
三、事后公示及报销：
（一）返回入境后5个工作日内，请在OA搜索《因公出访事后公示表》，填写盖章后在所在单位公示至少5个工作日，并上传到OA出入境证明。
（二）返回入境后7个工作日内，请在OA搜索《因公赴台港澳回访记录表（个人）》（若1人团组）或《因公赴台港澳回访记录表（团组）》（若多人团组），以及《出访成果反馈表》（2025.4更新），填写盖章后请扫描上传到OA出入境证明。若行政性出访还需提交相关照片和新闻报道以及团组总结报告到OA出入境证明；并请找外事秘书领取执行八项规定报告表纸质版，填写并在单位内公示5个工作日，原件交外秘留存以备上级检查。
（三）如需报销，请打印OA出国境申请表，请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处写“已完成事后公示和回访记录”并签名，由学院或单位盖章后到财务处办理报销。
四、台港澳办专办员及联系方式：
办公室：厦大颂恩楼806室
李美双（教职工赴港澳） 电话：2187404，邮件：lms@xmu.edu.cn
