因公出国申报时限
因公出国指学术交流、参加会议、合作研究等事宜,请提前至少两个月申报,以便及时办理护照和签证手续。
(因私出国指旅游、探亲、求医等私人事宜。)
教职工请提前至少两个月通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国(境)申请流程进行申报,并办理因公护照和外国签证。
学生请提前至少两个月通过厦门大学信息门户-学生出国(境)申请流程进行申报,并自行办理因私护照和外国签证。
申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国(境)安全防范承诺书》等,具体请按流程提示要求提交。
证件办理等事项须知
请在OA搜索《厦门大学因公临时出国(境)审批与管理办法》和《厦门大学出国(境)差旅费管理办法》,认真阅读并了解规定。
注意:因公出访应严格按照获批方案执行,不得擅自变更。若申请变更出访行程如时间、地点、路线等必须事先报批,严禁事后补报。若取消出访也须尽快告知专办员并归还因公护照(或因公港澳通行证)。
财务处温馨提醒:1、出国(境)人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2、支付相关费用时须索取报销票据(“INVOICE”或“RECEIPT”)。酒店住宿水单并非收据,请向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3、以下特殊事项须事先报送国际处审批,如:出访行程变化;选择境外航空公司航班出入境;在外确需的宴请、礼品赠送;因教学科研需要,确需的境外包车/租车;应外方要求购买国外保险等。4、相关费用报销遵循“一事一报”原则,同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。
组织部/党建办温馨提醒:党员持因私护照(或因私通行证)出国(境)前,应完成办理保留组织生活(党籍)手续,具体事宜可咨询本单位党务秘书(组织员)。
一、 护照手续(请在出访前提早至少两个月申报OA):
(一)持因公护照出访人员,请在提交OA申报后3天内将以下材料发给国际处专办员邮箱:1、电子照片(正面白底彩照)、2、身份证正面、3、身份证反面、4、户口本个人页(不是户主页)的拍照或扫描。请注意摆正不要歪,每个文件要大于30K且小于1M。
(二)等OA上校领导审批同意后,专办员将申请材料报送厦门市外办。因公护照通常为五年有效期,市外办要求出访前还有一年有效期。若需办理新因公护照,大概3个工作日后专办员通知前往市外办拍照并采集生物信息,地址在团结大厦二楼,需穿深色有领衣服,携带二代身份证原件及户口本个人页复印件,建议时间工作日上午9点到11点或下午3点到5点。拍照后大概10天会出新护照,专办员通知办理签证手续。
(三)若不需办理新因公护照,大概5个工作日后专办员通知办理签证手续。若免签国家大概出访前两周才能领取因公护照。若遇出国团组高峰期,市外办通知可能有所推迟,敬请谅解。
(四)若外籍、港澳台人员、持出访国永久居留证、离退休人员、非在编人员或出国超过3个月等特殊情况,可申请持因私护照(即普通护照)出访。因私护照请前往厦门市公安局出入境管理局办理,签证手续请咨询外国驻华使领馆或打114咨询厦门市对外服务中心。
(五)持因公护照出访人员,请在领取因公护照时将因私护照交给国际处专办员保管,回国后3天内归还因公护照并取回因私护照。若无因私护照或已过期,请提交移民局微信小程序查询证明。若处级干部或特殊人员的因私护照已交给学校组织部保管,请告知国际处专办员。
二、签证手续:
(一)办理时间通常一个月。有些国家如印度、美国、加拿大可能需要两个月,建议提前三个月申报OA,以预留时间办理签证。
(二)不同国家签证材料不一样,请到市外办官网搜索国家名称提前了解。后续国际处专办员发送市外办系统最新材料要求,请按要求提交材料。请尽量在一周内提交纸质版,电子版请打包压缩发给专办员邮箱,注意不能超过15M。
(三)出签后国际处专办员通知领取因公护照和签证。后续再通知转账市外办手续费,市外办开具电子发票。
三、护照归还:
(一)因公护照:回国后3天内请交到国际处。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页,留存以备报销,并上传到OA出入境证明。
(二)因私护照:处级干部请按组织部规定,回国后7天内交给组织部。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页,留存以备报销,并上传到OA出入境证明。
四、事后公示及报销:
(一)回国后5个工作日内,请在OA搜索《因公出访事后公示表》,填写盖章后在所在单位公示至少5个工作日,并上传到OA出入境证明。
(二)回国后7个工作日内,请在OA搜索《因公出国回访记录表(个人)》(若1人团组)或《因公出国回访记录表(团组)》(若多人团组),以及《出访成果反馈表》(2025.4更新),填写盖章后请扫描上传到OA出入境证明。若行政性出访还需提交相关照片和新闻报道以及团组总结报告到OA出入境证明;并请找外事秘书领取执行八项规定报告表纸质版,填写并在单位内公示5个工作日,原件交外秘留存以备上级检查。
(三)如需报销,请打印OA出国境申请表,请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处写“已完成事后公示和回访记录”并签名,由学院或单位盖章后到财务处办理报销。
五、国际处专办员及联系方式:
办公室:厦大颂恩楼806室
阮艺莉(欧洲、非洲、南极洲) 电话:2181723,邮件:ylruan@xmu.edu.cn
张百敏(美洲、大洋洲、亚洲非免签国家) 电话:2181579,邮件:zhangbm@xmu.edu.cn
李美双(亚洲免签国家) 电话:2187404,邮件:lms@xmu.edu.cn