因公出国申报时限

因公出国指学术交流、参加会议、合作研究等事宜，请提前至少两个月申报，以便及时办理护照和签证手续。

（因私出国指旅游、探亲、求医等私人事宜。）

教职工请提前至少两个月，通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国（境）申请流程进行申报，并办理因公护照和外国签证。

学生请提前至少两个月，通过厦门大学信息门户-学生出国（境）申请流程进行申报，并自行办理因私护照和外国签证。

申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国（境）安全防范承诺书》等，具体请按流程提示要求提交。

证件办理须知

请在OA搜索《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法》和《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》，认真阅读并了解规定。

注意：因公出访应严格按照获批方案执行，不得擅自变更。若申请变更出访行程如时间、地点、路线等必须事先报批，严禁事后补报。若取消出访也须尽快告知专办员并归还因公护照（或因公港澳通行证）。

财务处温馨提醒:1、出国（境）人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2、支付相关费用时须索取报销票据（“INVOICE”或“RECEIPT”）。酒店住宿水单并非收据，请向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3、以下特殊事项须事先报送国际处审批，如：出访行程变化；选择境外航空公司航班出入境；在外确需的宴请、礼品赠送；因教学科研需要，确需的境外包车/租车；应外方要求购买国外保险等。4、相关费用报销遵循“一事一报”原则，同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。

组织部/党建办温馨提醒：党员持因私护照（或因私通行证）出国（境）前，应完成办理保留组织生活（党籍）手续，具体事宜可咨询本单位党务秘书（组织员）。

一、 护照手续（请在出访前提早至少两个月申报OA）：

（一）持因公护照出访人员，请在提交OA申报后3天内将以下材料发给国际处专办员邮箱：1、电子照片（正面白底彩照）、2、身份证正面、3、身份证反面、4、户口本个人页（不是户主页）的拍照或扫描。请注意摆正不要歪，每个文件要大于30K且小于1M。

（二）等OA上校领导审批同意后，专办员将申请材料报送厦门市外办。因公护照通常为五年有效期，市外办要求出访前还有一年有效期。若需办理新因公护照，大概3个工作日后专办员通知前往市外办拍照并采集生物信息，地址在团结大厦二楼，需穿深色有领衣服，携带二代身份证原件及户口本个人页复印件，建议时间工作日上午9点到11点或下午3点到5点。拍照后大概10天会出新护照，专办员通知办理签证手续。

（三）若不需办理新因公护照，大概5个工作日后专办员通知办理签证手续。若免签国家大概出访前两周才能领取因公护照。若遇出国团组高峰期，市外办通知可能有所推迟，敬请谅解。

（四）若外籍、港澳台人员、持出访国永久居留证、离退休人员、非在编人员或出国超过3个月等特殊情况，可申请持因私护照（即普通护照）出访。因私护照请前往厦门市公安局出入境管理局办理，签证手续请咨询外国驻华使领馆或打114咨询厦门市对外服务中心。

（五）持因公护照出访人员，请在领取因公护照时将因私护照交给国际处专办员保管，回国后3天内归还因公护照并取回因私护照。若无因私护照或已过期，请提交移民局微信小程序查询证明。若处级干部或特殊人员的因私护照已交给学校组织部保管，请告知国际处专办员。

二、签证手续：

（一）办理时间通常一个月。有些国家如印度、美国、加拿大可能需要两个月，建议提前三个月申报OA，以预留时间办理签证。

（二）不同国家签证材料不一样，请到市外办官网搜索国家名称提前了解。后续国际处专办员发送市外办系统最新材料要求，请按要求提交材料。请尽量在一周内提交纸质版，电子版请打包压缩发给专办员邮箱，注意不能超过15M。

（三）出签后国际处专办员通知领取因公护照和签证。后续再通知转账市外办手续费，市外办开具电子发票。

三、护照归还：

（一）因公护照：回国后3天内请交到国际处。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。

（二）因私护照：处级干部请按组织部规定，回国后7天内交给组织部。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。

四、事后公示及报销：

（一）回国后5个工作日内，请在OA搜索《因公出访事后公示表》，填写盖章后在所在单位公示至少5个工作日，并上传到OA出入境证明。

（二）回国后7个工作日内，请在OA搜索《因公出国回访记录表（个人）》（若1人团组）或《因公出国回访记录表（团组）》（若多人团组），以及《出访成果反馈表》（2025.4更新），填写盖章后请扫描上传到OA出入境证明。若行政性出访还需提交相关照片和新闻报道以及团组总结报告到OA出入境证明；并请找外事秘书领取执行八项规定报告表纸质版，填写并在单位内公示5个工作日，原件交外秘留存以备上级检查。

（三）如需报销，请打印OA出国境申请表，请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处写“已完成事后公示和回访记录”并签名，由学院或单位盖章后到财务处办理报销。

五、国际处专办员及联系方式：

办公室：厦大颂恩楼806室

阮艺莉（欧洲、非洲、南极洲） 电话：2181723，邮件：ylruan@xmu.edu.cn

张百敏（美洲、大洋洲、亚洲非免签国家） 电话：2181579，邮件：zhangbm@xmu.edu.cn

李美双（亚洲免签国家） 电话：2187404，邮件：lms@xmu.edu.cn