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因公出国申报时限和证件办理须知
发布时间:2022年06月08日 访问次数:

因公出国申报时限


教职工请通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国(境)申请流程进行申报。

学生请通过厦门大学信息门户-学生出国(境)申请流程进行申报。

申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国(境)安全防范承诺书》等,具体请按流程提示要求提交。

教职工:

1.如出国时间小于等于3个月,必须持因公护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两三个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。

2.如出国时间大于3个月,或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家(地区)永久居留证、退休人员、非在编人员时,则需自行办理因私护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少一个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。

学生:

学生无法办理因公护照,须自行办理因私护照出访。厦门大学信息门户申报手续必须提前至少一个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。

关于申请乘坐外航:

出国(境)人员应当选择经济合理的路线,优先选择由我国航空公司运营的国际航线。出国(境)人员应当选择直达目的地国家(地区)的国内航空公司航班出入境,没有直达航班的,应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家(地区)进行中转。不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上(不含1次)等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内航空公司航班,以及因最临近目的地国家(地区)中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的,应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,并提供相关证明材料经单位财务“一支笔”审核后,报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内航空的,只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》,由经费负责人审批后即可报销。更多详细规定请看《厦门大学出国(境)差旅费管理办法》(厦大财〔2019〕51号)或咨询单位财务人员。


证件办理等事项须知

一、因公护照办理

(一)若申请持因公护照出访,请在提交OA出国境申报后三日内将以下材料发给国际处办专员:
1. 电子照片,近期2寸免冠正面白底彩照,需大于30K且小于1M。
2.身份证正面、身份证反面、户口簿本人页拍照,请注意摆正,尽量不要歪。
备注:等OA上校领导审批同意后,国际处专办员会将申报材料送至厦门市外办审批,申办(领用)护照和签证。因公护照的有效期为五年,如需办理新的因公护照,材料送至厦门市外办后预计两个工作日后,专办员会联系申请人到厦门市外办采集照片并留取指模及亲笔签名,拍照后预计十个工作日后新护照会办好。
(二)若申请持普通护照(即因私护照)出访,则申请人自行前往出入境管理部门办理普通护照和签证。
二、因公签证办理
(一)办理时间
不同国家的签证办理时间不同,建议出访免签国家(比如马来西亚、新加坡)要提前至少一个月申报OA,需要办理签证的国家(比如日本、韩国)要提前至少两个月申报OA,一些国家的签证办理(比如美国、加拿大、挪威、瑞典,阿根廷等)需要较长时间,请提前至少三个月申报OA,以便预留足够时间办理签证。
(二)签证材料
不同国家的签证材料要求不一样,各国的签证材料请到厦门市人民政府外事办公室网站因公出国板块各国签证须知(网址:fao.xm.gov.cn/wsbs/ygcg/sbqzxg/ggqzxz/)查询,建议提前准备,并在收到国际处专办员通知后,将签证材料送至国际处,由国际处专办员送往厦门市外办。因公护照在有效期内的团组,国际处专办员提交材料到厦门市外办后预计四个工作日后可以开始申办签证;需要办理新的因公护照的团组,预计十个工作日后可以开始申办签证。
(三)领取护照和签证
签证办好后,专办员会邮件或短信通知申请人或者学院外事秘书,请申请人将签证费转账凭证、全程机票订单、中文行程安排提交至国际处,由国际处专办员前往厦门市外办领取因公护照和签证。
三、证件归还
(一)因公护照:返回境内后,三日内请将因公护照交到国际处(如遇到假期,无法按时归还,请务必提前和专办员联系)。上交前请申请人自行拍照上传OA出入境证明,并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页,以备报销。
(二)因私护照:处级干部须遵照校党委组织部规定,在返回境内后十日内将因私护照交给组织部保管。上交前请自行拍照上传OA出入境证明,并自行复印以备报销。
四、事后公示及报销
(一)请填写《因公出访事后公示表》, 并联系学院外事秘书/机关部处OA秘书,在所在单位公示至少5个工作日。
(二)公示完毕后,请填写《回访记录表》和《出访成果反馈表》,所在单位签字盖章后,提交至国际处。
(三)如需报销,请打印申请页面(点击申请页面右上角“打印”按钮),请学院外事秘书/机关部处OA秘书在空白处手写注明“已完成事后公示”并签名,之后送至国际处盖章。
五、国际处专办员的联系方式
姓名:阮艺莉
办公室:厦门大学颂恩楼806
电话 
0592-2181723
传真 
0592-2180240
邮件 
ylruan@xmu.edu.cn 






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