因公出国申报时限

因公出国指学术交流、参加会议、合作研究等事宜，请提前至少两三个月申报，以便及时办理护照和签证手续。

（因私出国指旅游、探亲等私人事宜。）

教职工请通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国（境）申请流程进行申报。

学生请通过厦门大学信息门户-学生出国（境）申请流程进行申报。

申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国（境）安全防范承诺书》等，具体请按流程提示要求提交。

教职工：1、若出国时间小于等于3个月，必须持因公护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两三个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。2、若出国时间大于3个月，或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员、非在编人员时，需自行办理因私护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

学生：学生无法办理因公护照，需自行办理因私护照出访。厦门大学信息门户申报手续必须提前至少两个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

请注意：出访人员应按照批准方案执行，不得擅自变更路线、地点或停留时间。若申请变更出访行程必须事先报批，严禁事后补报。

关于申请乘坐外航出境中国或入境中国：

出国（境）人员应当选择经济合理的路线，优先选择由我国航空公司运营的国际航线。出国（境）人员应当选择直达目的地国家（地区）的国内航空公司航班出入境，没有直达航班的，应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家（地区）进行中转。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上（不含1次）等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内航空公司航班，以及因最临近目的地国家（地区）中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的，应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，并提供相关证明材料经单位财务“一支笔”审核后，报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内航空的，只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》，由经费负责人审批后即可报销。更多详细规定请看《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》（厦大财〔2019〕51号）或咨询单位财务人员。

证件办理等事项须知

请出访人员在OA搜索《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法》和《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》并认真阅读，了解相关规定。

财务报销温馨提醒：1.出国（境）人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2.支付相关费用时须索取报销票据（“INVOICE”或“RECEIPT”）。酒店住宿水单并非收据，请同时向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3.特殊事项须事前报国际处审批，如：出国行程变化；选择非国内航空公司航班；在外确需的宴请、礼品赠送；因教学科研需要，确需的境外包车/租车；应外方要求购买国外保险等。4.相关费用报销遵循“一事一报”原则，同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。

组织部/党建办温馨提醒：党员持因私护照（或因私通行证）出国（境）前，应完成办理保留组织生活（党籍）手续，具体事宜可咨询本单位党务秘书（组织员）。

一、 护照手续：（请在出发前提早至少两三个月申报OA）

（一）持因公护照出访人员，请在提交OA因公出国境申报后三天内将以下材料发给国际处专办员邮箱：1、电子照片（正面白底彩照）2、身份证正面3、身份证反面4、户口本个人页（不是户主页）的拍照或扫描。请注意摆正，尽量不要歪，每个文件都要大于30K且小于1M。等OA上校领导审批同意后，专办员会将申请材料报送厦门市外办。因公护照都由厦门市外办保管，通常为五年有效期，市外办要求每次出访前护照至少还有一年有效期。若需办理新的因公护照，预计大概三个工作日后，专办员会通知出访人员到厦门市外办拍照并采集生物信息。请在收到通知后两个工作日内前往市外办拍照，建议时间上午9点到11点或下午3点到5点。拍照后预计十个工作日后新因公护照会办好，然后专办员再通知办理签证手续。若不需办理新的因公护照，预计大概五个工作日后，专办员会通知办理签证手续。若遇出国团组高峰期，市外办通知可能会有所推迟，敬请谅解。
（二）若出国超过3个月，或出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家（地区）永久居留证、退休人员、非在编人员时，可申请持因私护照（即普通护照）出访。出访人员请前往厦门市公安局出入境管理局办理因私护照，签证手续请咨询外国驻华使领馆或厦门市对外服务中心。（厦大保卫处《关于同意申办出入境证件的函》 https://baowei.xmu.edu.cn/2014/1029/c566a3576/page.htm ）
（三）持因公护照出访人员，需在领取因公护照时顺便将因私护照拿给国际处专办员保管，等出访回来后再领回因私护照。若无因私护照或已过期，请提交移民局微信小程序的护照查询证明。若处级干部或特殊人员的因私护照已交给学校组织部保管，请告知国际处专办员。
二、签证手续：
（一）办理时间
不同国家的签证办理时间不一样。若出访免签国家（如越南、新加坡）或一般需要办理签证的国家（如日本、韩国），请提前至少两个月申报OA。有一些国家的签证办理（如印度、美国、加拿大）需要较长时间，请提前至少三个月申报OA，以便预留足够时间办理签证。
（二）签证材料
不同国家的签证材料要求不一样。出访人员可到厦门市外办官网首页搜索国家名称提前查询了解，等后续国际处专办员也会发送最新材料要求，请按要求提交签证材料纸质版和电子版。请在收到通知后五个工作日内将签证材料纸质版交给国际处专办员，签证材料电子版请打包压缩好发给专办员邮箱。
（三）领取护照和签证
签证办好后，国际处专办员会通知出访人员领取因公护照。后续再通知缴交签证费，届时厦门市外办会开具电子发票。
三、护照归还：
（一）因公护照：返回境内后，三日内请将因公护照交到国际处（如遇到假期，无法按时归还，请务必提前和专办员联系）。上交前请申请人自行拍照上传OA出入境证明，并自行复印护照首页、签证页、出境日盖章页、入境日盖章页，以备报销。

（二）因私护照：处级干部须遵照校党委组织部规定，在返回境内后十日内将因私护照交给组织部保管。上交前请自行拍照上传OA出入境证明，并自行复印以备报销。

四、事后公示及报销：

（一）返回后五个工作日内请填写《因公出访事后公示表》并联系学院外事秘书/机关部处OA秘书在所在单位公示至少5个工作日后，请扫描上传到OA出入境证明。

（二）返回后五个工作日内请填写《因公出国回访记录表》和《出访成果反馈表》并由所在单位签字盖章后，请扫描上传到OA出入境证明。

（三）如需报销，请打印因公出国流程申请表，请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处手写注明“已完成事后公示和回访记录”并签名，由学院或单位盖章后找财务处办理报销手续。

五、国际处专办员的联系方式：

办公室：厦门大学颂恩楼806室

阮艺莉老师（负责欧洲、非洲、南极洲的因公护照和签证手续）

电话：2181723  邮件：ylruan@xmu.edu.cn

廖一明老师（负责亚洲免签国家的因公护照和签证手续）

电话：2182311  邮件：ymliao@xmu.edu.cn

张百敏老师（负责亚洲非免签国家、美洲、大洋洲的因公护照和签证手续）

电话：2181579  邮件：zhangbm@xmu.edu.cn