因公出国申报时限
因公出国指学术交流、参加会议、合作研究等事宜,请提前至少两三个月申报,以便及时办理护照和签证手续。
(因私出国指旅游、探亲等私人事宜。)
教职工请通过厦大OA-流程管理-出国出境-教职工因公出国(境)申请流程进行申报。
学生请通过厦门大学信息门户-学生出国(境)申请流程进行申报。
申报材料包括邀请函、《因公出访事前公示表》、《出国(境)安全防范承诺书》等,具体请按流程提示要求提交。
教职工:1、若出国时间小于等于3个月,必须持因公护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两三个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。2、若出国时间大于3个月,或者出访人员为外国籍、台港澳居民、拥有出访国家(地区)永久居留证、退休人员、非在编人员时,需自行办理因私护照出访。厦大OA申报手续必须提前至少两个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。
学生:学生无法办理因公护照,需自行办理因私护照出访。厦门大学信息门户申报手续必须提前至少两个月进行,若因报批太迟导致来不及处理的,则国际处不予受理。
请注意:出访人员应按照批准方案执行,不得擅自变更路线、地点或停留时间。若申请变更出访行程必须事先报批,严禁事后补报。
关于申请乘坐外航出境中国或入境中国:
出国(境)人员应当选择经济合理的路线,优先选择由我国航空公司运营的国际航线。出国(境)人员应当选择直达目的地国家(地区)的国内航空公司航班出入境,没有直达航班的,应当选择国内航空公司航班到达的最邻近目的地国家(地区)进行中转。不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。因中转1次以上(不含1次)等特殊原因或按照经济适用原则确需选择非国内航空公司航班,以及因最临近目的地国家(地区)中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的,应当事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,并提供相关证明材料经单位财务“一支笔”审核后,报国际合作与交流处/台港澳事务办公室和财务处审批同意。使用以竞争方式从校外取得的科研经费出差乘坐非国内航空的,只需填写《乘坐非国内航空公司航班情况说明表》,由经费负责人审批后即可报销。更多详细规定请看《厦门大学出国(境)差旅费管理办法》(厦大财〔2019〕51号)或咨询单位财务人员。
证件办理等事项须知
请出访人员在OA搜索《厦门大学因公临时出国(境)审批与管理办法》和《厦门大学出国(境)差旅费管理办法》并认真阅读,了解相关规定。
财务报销温馨提醒:1.出国(境)人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2.支付相关费用时须索取报销票据(“INVOICE”或“RECEIPT”)。酒店住宿水单并非收据,请同时向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3.特殊事项须事前报国际处审批,如:出国行程变化;选择非国内航空公司航班;在外确需的宴请、礼品赠送;因教学科研需要,确需的境外包车/租车;应外方要求购买国外保险等。4.相关费用报销遵循“一事一报”原则,同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。
组织部/党建办温馨提醒:党员持因私护照(或因私通行证)出国(境)前,应完成办理保留组织生活(党籍)手续,具体事宜可咨询本单位党务秘书(组织员)。
四、事后公示及报销:
五、国际处专办员的联系方式:
办公室:厦门大学颂恩楼806室
阮艺莉老师(负责欧洲、非洲、南极洲的因公护照和签证手续)
电话:2181723 邮件:ylruan@xmu.edu.cn
廖一明老师(负责亚洲免签国家的因公护照和签证手续)
电话:2182311 邮件:ymliao@xmu.edu.cn
张百敏老师(负责亚洲非免签国家、美洲、大洋洲的因公护照和签证手续)
电话:2181579 邮件:zhangbm@xmu.edu.cn