一、国际会议定义：在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

二、国际会议分类：按规模和重要性分为 “重大国际会议” 和 “一般性国际会议”，实行分类管理。

   三、国际会议申报流程：根据会议规模、参会人员及内容，判断属于 “重大国际会议” 还是 “一般性国际会议”（参考上图分类标准）。 若为重大国际会议，需分 “预报” 和 “申报” 两阶段，重大国际会议需提前 1 年预报，且一般需在上一年度9月底前完成预报（以教育部通知为准），预报通过后请至少提前4个月进行会议申报；若为一般性国际会议，不需预报，可直接申报，并至少提前 4 个月提交申报材料。

四、一般性国际会议的会议申报具体步骤：

1、登录“中国教育系统学术会议云平台”（http://econf.hust.edu.cn），发起会议申请并提交国际处审核；

2、国际处初审通过后，办会负责人需在 “中国教育系统学术会议云平台” 下载《厦门大学举办国际学术会议申报表》，并将该申报表、国际会议请示件及《厦门大学会议费预（决）算表》这 3 个文件合并为附件，上传至厦门大学校内 OA 系统的学术活动审批模块。随后，按流程依次报送申请院系、科技处（负责审核自然科学类会议）、社科处（负责审核社会科学类会议）、国际处及宣传部进行审核；

3、校内 OA 学术活动审批流程办结后，由国际处拟定报文，经学校审核通过，国际处通过 “中国教育系统学术会议云平台” 上报加盖厦门大学校章的会议请示文件等相关材料。

4、经教育部批复同意后，办会负责人须在会议结束后２个月内在报批平台提交会议总结材料等。

           五、自行审批国际会议（仅限符合特定条件的一般性国际会议）

通常情况下，学校举办的国际会议须由国际处上报至教育部审批。不过，对于符合自行审批条件的一般性国际会议，教育部会将审批权限下放至学校，由学校自行审批。此类可自行审批的国际会议需同时满足以下全部条件：

1、属于自然科学类会议，不涉及军事技术、武器装备、航空航天、基因数据、边界海洋、密码技术等领域；

2、会议总人数不超过500人，且外宾人数不超过50人；

3、不邀请党和国家领导同志和国外政要及前政要出席；

4、不涉及驻华使领馆人员出席会议。

六、自行审批国际会议的会议申报具体步骤：

1、登录“中国教育系统学术会议云平台”（http://econf.hust.edu.cn），发起会议申请并提交国际处审核；

2、国际处初审通过后，办会负责人需登录厦门大学校内 OA 系统 “请示报告” 模块，上传国际会议请示件、《教育部直属高校在华举办国际会议批准书》《厦门大学会议费预（决）算表》等材料作为附件，随后按流程依次报送申请院系、科技处、宣传部、国际处及分管校领导进行审核；

3、经分管校领导审核通过后，办会负责人需自行前往学校办公室，为《教育部直属高校在华举办国际会议批准书》申请加盖学校公章。完成盖章后，应将加盖校章的上述批准书扫描件发送至国际处会议经办人，最后由国际处会议经办人通过 “中国教育系统学术会议云平台” 上传《教育部直属高校在华举办国际会议批准书》等相关材料；

4、向教育部完成自行审批国际会议的报备后，办会负责人须于会议结束后 2个月内，在“中国教育系统学术会议云平台”提交会议总结材料等相关文件。

七、会议后总结材料要求：

会议负责人必须在会议结束后２个月内，在“中国教育系统学术会议云平台”提交会议全套材料。经国际处审核后报教育部。未按规定及时报送总结材料将影响厦门大学拟举办国际会议的预报与申报。会议总结材料包括但不限于：

1、会议的学术综述（至少3000字）；

2、重要照片3-5张(JPG格式)；

3、论文集元数据（1份）；

4、实际参会人员名单等材料。

会议学术综述须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）；

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）会议学术综述由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。

国际会议经办人咨询联系方式：李老师（电话：0592-2185321）

 附件：国际会议报批平台使用指南.docx