涉外学术活动（如举办会议、邀请讲座等）申报手续指南.docx
涉外学术活动申报手续
步骤 | 办理内容 | 适用类型 | 办理时限 |
1 | （1）举办国际会议/两岸会议； （2）境外（含港澳台）办会； （3）其他涉外学术活动：如邀请境外（含港澳台）人员来校讲座或参加研讨会等，准备申报材料 | 所有涉外学术活动 | 建议提前6个月准备国际会议/两岸会议和境外办会申报材料； 建议提前2个月准备其他涉外学术活动申报材料 |
2 | 提交线上申请： （1）一般性国际会议：“中国教育系统学术会议云平台” http://econf.hust.edu.cn 及厦大OA学术活动审批流程 （2）自行审批类国际会议、境外办会：厦大OA请示报告流程 （3）两岸会议、其他涉外学术活动：厦大OA学术活动审批流程 | 所有涉外学术活动 | 国际会议/两岸会议提前至少 4 个月申报； 境外办会提前至少2个月申报； 其他涉外学术活动提前至少 1 个月申报 |
3 | 厦大OA学术活动审批流程：院系→科技处/社科处→国际处/台港澳办→宣传部等 | 一般性国际会议、两岸会议、其他涉外学术活动 | 预留时间修改材料 |
厦大OA请示报告审批流程：院系→科技处→国际处→宣传部等 | 自行审批类国际会议 | 预留时间修改材料 |
厦大OA请示报告审批流程：财务处→院系→科技处/社科处→国际处→宣传部等 | 境外办会 | 会议预决算需先取得财务处同意，再开始申报 |
4 | 获得学校审批结果和教育部批文 | 重大和一般性国际会议、两岸会议需教育部审批； 自行审批类国际会议需学校审批和向教育部备案； 境外办会和其他涉外学术活动需学校审批 | 国际会议/两岸会议等教育部审批通过后，国际处/台港澳办会反馈结果 |
5 | 会后提交总结材料，如学术综述、照片、参会名单等 | 国际会议/两岸会议 | 会议结束后 2 个月内 |
国际处/台港澳办专办员及联系方式 |
李怡楠：电话：2185321，邮件：liyinan@xmu.edu.cn 涉外会议-厦门大学国际合作与交流处 https://ice.xmu.edu.cn/swhy.htm |
注意事项 |
1、申报材料必须坚持一个中国原则。不得涉及敏感政治问题。2、若未在2个月内提交会后总结，将影响后续活动申报。3、国际会议外国代表一般不少于 10 人。两岸会议台湾代表一般不少于 10 人。其他涉外学术活动境外人员一般不超过 5 人。境外办会会议规模控制在100人以内。4、若活动有涉及境外非政府组织，必须提前向福建省公安厅境外非政府组织管理办公室申请临时活动备案，咨询联系电话0591-87719751。 |
常见问题 Q&A
Q：如何判断国际会议属于 “重大” 还是 “一般性”？
A：（1）社科类会议：重大国际会议需满足外宾≥100人或总人数≥400 人。一般性国际会议需外宾＜100人且总人数＜400人。（2）自然科学类会议：重大国际会议需外宾≥300人或总人数≥800人。一般性国际会议需外宾＜300人且总人数＜800人。（3）有外国政要或党和国家领导人出席或涉及核心利益的会议，均属于重大国际会议。（4）重大国际会议需提前1年预报，且一般需在上一年度9月底前完成（以教育部通知为准），预报通过后请提前至少4个月进行会议申报。
Q：自行审批类国际会议需满足哪些条件？
A：需同时满足：（1）自然科学类，不涉军事、航空航天等敏感领域。（2）外宾≤50人且总人数≤500人。（3）不邀请党和国家领导人、国外政要。（4）无我国驻华使领馆人员出席。
Q：两岸会议申报材料需包含哪些内容？
A：需包含《举办两岸会议的请示件》、会议费预决算表、会议详细议程、拟邀请台湾学者名单（含台胞证号、学术背景等）、大陆学者名单。
Q：其他涉外学术活动（如讲座）的审核流程是怎样的？
A：登录厦大OA“学术活动审批” 流程上传材料→院系审核→社科处（社科类）/科技处（自然科学类）审核→国际处/台港澳办审核→宣传部审核→办结。
Q：申报材料模板在哪里获取？
A：国际会议/两岸会议的请示件、预决算表等模板，均从厦大OA“学术活动审批”流程的下载专区获取，需使用最新版本填写。
