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国际会议申报程序

厦门大学国际会议及两岸会议申报程序:

1.校内审批程序:

  会议申请人要在上一年度年底向学院提交下一年度的会议举办计划并报学校,学院要提前至少六个月(根据教育部要求,还必须在对外承诺日期前提早至少四个月就要提交会议申请,上教育部国际会议申报系统:http://econf.hust.edu.cn,审批通过后下载表格)再通过校内OA系统申报,提交会议申请(OA正文里为学院报告内容,请发电子邮件txwu@xmu.edu.cn要报告内容模板和审批表格,附件为会议申报表)→科研处(自然科学类)或社科处(社科类)审批→宣传部审批→国际处(国际会议)或台港澳办(海峡两岸会议)审批→教育部审批。

  注意事项:校内OA申请完成申报后,请同时将会议申报表的word电子版及其它会议要求材料发送给国际处/台港澳办,申请人请及时留意会议审批的进度,拿到教育部同意批复的批件,会议方能召开,否则违规。经办人:吴天喜 电话,2185321,邮件 txwu@xmu.edu.cn

2.校外审批程序:

  国际处/台港澳办(根据会议申请者提交的材料)另外行公文,报校领导审批同意后到校办出文→将文寄到教育部审批→同时将文寄到福建省外办审批(国际会议)或福建省台办审批(海峡两岸会议)→收到会议批文后,国际处/台港澳办将批文复印一份给学院,原件由国际处/台港澳办留存。(通常需一至两个月,请及时注意会议是否批复,国际会议通过教育部国际会议申报系统及时了解到会议批复进展;取得批件方能举办会议,是否违规)

申报单位提交的会议材料内容应包括:

  会议的名称
  会议的由来、背景
  会议的性质、宗旨、意义、历届会议的背景
  会议召开的时间、地点、人数
  会议经费预算,包括经费来源和开支
  境外学者名单 (请注意:国际会议请提供外国学者名单,需要提供姓名、国籍、单位、职务/职称;海峡两岸会议请提供台湾地区学者名单,需要提供姓名、单位、职务/职称。)
  请注意:根据教育部通知,从2015年1月起,社科类国际会议还需要提供中国学者名单,请提供姓名、单位、职务/职称。





财政部关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知 (财行〔2015〕371号)

财政部关于印发《在华举办国际会议经费管理办法》的通知


(财行〔2015〕371号)

各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

  党中央有关部门,国务院各部委、各直属机构,全国人大常委会办公厅,全国政协办公厅,高法院,高检院,各民主党派中央,有关人民团体,各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局),新疆生产建设兵团财务局:

  为进一步规范和加强在华举办国际会议的经费管理,提高资金使用效益,我们制定了《在华举办国际会议经费管理办法》,现印发给你们,请认真遵照执行。 附件:在华举办国际会议经费管理办法


财政部   
2017年7月30日




附件

在华举办国际会议经费管理办法


第一章 总则


第一条 为进一步规范在华举办国际会议的经费管理,加强预算监督,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国预算法》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关法律法规,制定本办法。

第二条 本办法所称在华举办国际会议,是指中央和国家机关在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、论坛等会议(以下简称国际会议)包括:中央和国家机关举办的国际会议,中央和国家机关与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议。

第三条 本办法所称中央和国家机关,是指党中央各部门,国务院各部委、各直属机构,全国人大常委会办公厅,全国政协办公厅,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体、各民主党派中央和全国工商联(以下简称各单位)。

第四条 在华举办国际会议应当遵循以下原则:

(一)严格审批,分类管理。各单位应当严格执行国际会议审批规定,实行分类管理。

(二)强化预算,厉行节约。各单位应当科学、规范、合理地编制和申报国际会议经费预算,并本着“勤俭办外事”的原则,严格控制会议数量、规格和规模。

(三)符合惯例,明确责任。各单位应当根据国际惯例对等接待外方参会人员,合理划分中央与地方应当负担的经费。

(四)加强监督,注重绩效。各单位应当主动配合监督检查工作,注重绩效管理,提高资金使用效益。

第二章 会议审批和分类管理


第五条 各单位应当严格按照中央有关规定实行国际会议中央和部级两级审批制度,从严控制国际会议数量。报请党中央、国务院审批的国际会议,报批文件应当明确各项经费来源,原则上应当先会签外交部,再会签财政部后上报。申请中央财政拨款的国际会议,应当按照部门预算管理程序,编制详细的会议经费预算,报财政部审核。

第六条 各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议,无实质内容的国际会议一律不得举办。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格,未经批准,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

第七条 根据会议正式代表的级别,国际会议在经费管理上分类如下:

一类国际会议,是指以部长级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

二类国际会议,是指以司局级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

三类国际会议,是指以处级及以下官员或其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。

第八条 一类国际会议会期按照审批文件,根据工作需要从严控制。除特殊情况报经批准外,二、三类国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时问,合计不得超过2天。

第九条 各单位应当严格限定参会人员数量,控制会议规模。除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第三章 收入管理


第十条 国际会议所需经费由我方全额负担或由与会各方分担的,按会议统一标准编制经费预算,我方负担的经费应当纳入部门预算管理。

第十一条 国际会议的收入包括:会议注册费收入、国际组织专项资助、中央财政拨款、赞助收入和其他收入。

(一)会议注册费收入,是指根据国际惯例,由会议举办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

(二)国际组织专项资助,是指国际组织拨付给会议举办单位的专项经费。会议举办单位应当积极向国际组织申请专项资助。

(三)中央财政拨款,是指在无会议注册费收入和国际组织专项资助,或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议支出时,中央财政对国际会议的补助。

(四)赞助收入,是指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿,无偿向国际会议提供资金或物资赞助而形成的收入。

(五)其他收入,是指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

第十二条 举办国际会议取得的各项收入,必须统一纳入预算管理,单独核算。

第十三条 举办国际会议取得的赞助物资或购买的办公用品、消耗材料等财产物资应当严格管理:

(一)财产物资的取得、保管、领用要有规范明确的报批程序,并指派专人负责。

(二)购置或赞助取得的各项财产物资应当在会议结束后3个月内进行处理,具体处理方案报财政部备案,处置收入在扣除相关税费后上缴国库。

第四章 支出管理


第十四条 国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。国际会议如有注册费收入,中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

第十五条 国际会议举办场所应当注重安全适用,不追求奢华。会议正式代表场地租金的人均定额标准为:一类国际会议每天300元(人民币,货币单位下同),二类国际会议每天200元,三类国际会议每天150元。

第十六条 会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元。

第十七条 会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为:一类国际会议220元,二类、三类国际会议180元。

第十八条 会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的,各单位应当合理使用车型,严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元,小轿车(5座及以下)每辆每天800元。

第十九条 会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元。

第二十条 会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的,用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。

第二十一条 同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。

第二十二条 其他会务费用实行综合定额控制,会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

第二十三条 根据国家经济发展、物价变动等情况,适时对支出标准进行调整。

第二十四条 国际会议所有支出必须经举办单位财务部门审核同意方能报销。所有支出协议必须由会议举办单位预算执行部门负责人签署。

第二十五条 各单位应当遵循国际惯例,从严从紧控制经费支出:

(一)除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外,不得承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用。

(二)除劳务费及境外国际旅费外,不得承担同声传译人员的食宿、交通等费用。

(三)不得借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。

(四)不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效。

(五)申请中央财政拨款的国际会议,未经财政部同意,一律不准购买设备,且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外,各单位不得擅自对外提供任何免费服务。

第二十六条 国际会议结束后,中央财政拨款经费如有结余,按照财政部结转和结余资金管理的有关规定执行。

第五章 经费负担


第二十七条 国际会议举办城市应当具备办会需要的场地、设备等基本设施,为满足办会条件而产生的场地搭建、场馆改造等费用,原则上由地方负担,中央单位按第四章所列标准负担租金。

第二十八条 中央单位工作人员的费用由中央单位负担,地方单位工作人员的费用由地方单位负担。中央单位组织安排的会议正式代表的宴请、交通及其他会务费用由中央单位负担,地方单位组织安排的会议正式代表的宴请、交通及其他会务费用由地方单位负担。

第二十九条 中央单位聘请的同声传译人员和志愿人员的费用由中央单位负担,地方单位聘请的同声传译人员和志愿人员的费用由地方单位负担。会议文件翻译费用由中央单位负担。

第六章 绩效管理


第三十条 各单位应当加强国际会议绩效管理,强化支出责任,提高财政资金使用效益。

第三十一条 对于申请财政专项预算拨款的国际会议,各单位应当按照预算绩效管理要求,编制绩效计划,设定绩效目标。各单位应当加强对绩效目标的审核,并将其作为会议经费预算编制的重要依据,提高项目和资金安排的科学合理性。

第三十二条 各单位应当建立完善的绩效管理机制,依据确定的绩效目标组织开展绩效自评,评价结果作为绩效问责的重要依据。

第三十三条 财政部门对各单位国际会议迸行绩效评价的结果,作为以后年度审核安排相关单位国际会议中央财政拨款的依据。

第七章 监督检查


第三十四条 各级外事、财政、审计部门应当加强对在华举办国际会议管理和经费使用情况的检查。各单位应当如实提供包括审批文件、会议预算、支出凭证等在内的相关资料,主动配合接受检查,并认真落实检查意见。

第三十五条 违反本办法规定,有下列行为之一的,按《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定,由财政部会同有关部门责令改正,追回资金;对直接负责的主管人员和相关责任人,报请其所在单位按规定给予行政处分;涉嫌违法的,移交司法机关依法处理:

(一)擅自改变国际会议资金用途的;

(二)以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费的;

(三)违规扩大支出范围,或超过支出标准的;

(四)违规报销与国际会议无关费用的;

(五)挪用、截留、侵占国际会议经费的;

(六)其他违反本办法行为的。

第八章 附则


第三十六条 中央级事业单位和地方政府举办的国际会议参照本办法执行。

第三十七条 经国务院批准的重大双边国际会议参照本办法执行。

第三十八条 国际比赛、国际博(展)览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。

第三十九条 国家元首、政府首脑、国家副元首、政府副首脑、王储等作为会议正式代表出席的国际会议,相关管理办法另行制定。

第四十条 一类、二类国际会议和300人以上的三类国际会议,举办单位应当根据本办法制定财务预算管理细则。

第四十一条 本办法由财政部负责解释。

第四十二条 本办法自2015年9月1日起执行。《财政部关于印发<在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法>的通知》(财行〔2012〕1号)同时废止。




厦门大学关于举办国际及台港澳地区学术会议的规定


为了进一步规范我校举办国际及台港澳地区学术会议的审批和管理,根据国家财政部和教育部有关规定和要求,特制定本规定。

  第一条 各单位要按照"服务发展、确保重点、规范管理、精简务实"的原则,进一步加强在华举办会议管理,严格执行教育部和省政府两级审批制度。

  第二条 学校国际合作与交流处、台港澳事务办公室是我校申报国际及台港澳地区学术会议的归口管理单位,负责会议的申报并办理境外代表入境的手续。科技处和社科处分别负责对自然科学类和社科类学术会议进行学术和形式审查以及部分经费资助的审批。

  举办国际会议应在上年度10月份之前向学校国际合作与交流处报送下一年度国际会议计划表。被列入计划表的会议,申请举办国际及台港澳地区会议应提前半年(至少四个月)向科技处(社科处)及国际合作与交流处、台港澳事务办公室提交会议申报材料。

  第三条 凡我校各单位,在申请以我校名义举办的国际及台港澳地区学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、我校承办的国际及台港澳地区学术会议在申报时必须提供主办方的委托函或任务批件。

  各单位要严格控制在华举办国际会议的总量,未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。如无特殊需要,未经批准,原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已经形成机制的国际会议,要由该国际会议的业务主管部门会同有关部门,对会议的重要性和可持续性等进行评估,效果不明显的,应及时调整或清理。

  各单位要认真研究确定国际会议的主题,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。以国内议题为主的国际会议,除有专门规定外,应先按照国内会议报批和管理,再就涉外事项按规定报批。

  第四条 举办重大国际会议,指外宾人数在100人以上或会议总人数在400以上的社科类国际会议,外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议,外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议,以及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议,应在上年度10月份之前向科技处(社科处)及国际合作与交流处报送申报材料。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。

  各单位要全面精简国际会议,严格控制会议规模,坚决纠正国际会议规模越大越好的错误认识,避免片面追求参会人数。百人以上的国际会议要慎办少办。与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议,规模原则上不超过往届。要统筹考虑会议规模、经费开支和预期效果,确保取得实效。

  要严格控制邀请我党和国家领导人出席国际会议。未经批准,不得擅自对外承诺我党和国家领导人与会,不得为提高会议规格随意使用"峰会"、"国际论坛"等称谓。严格控制邀请外宾的规模和规格,未经履行必要手续,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。各地区举办国际会议或涉外活动,不得竞相抬高国内外会议代表的规格,不得相互攀比。

  第五条 根据上级审批制度的有关规定,未经批准,任何学院、部门和单位不得对外申办、承诺举办国际及台港澳地区学术会议;不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准;不得为取得外方赞助而同意举办国际及台港澳地区学术会议。经批准同意申办的会议,有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。会议主办单位(院、系、所)收到批件后,方可进行筹备工作,但在收到批件之前,暂不许许诺。

  会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会,会议的学术负责人和组织委员会应有相应的学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动和具体会务工作。 会议的会务工作,即会议的场地、用车、与境内外代表的联系、接送、住宿、用餐等,由主办或承办单位负责落实。

  第六条 会议经费一般由主办单位自筹解决,原则上应在申报之前落实并上报主管部门。各单位报送审批在华举办国际会议的请示,凡涉及申请财政拨款的,须事先会签财政部门同意;如涉及其他部门管理职能,应事先会签相关部门。应按照部门预算管理程序,在履行相关报批手续后编制会议预算,报财政部门审核。会议经费由我方全额负担或由与会各方分担的,应统一按照会议标准制定经费预算,我方负担的经费应纳入部门预算管理。

  各单位在华举办国际会议,不得擅自对外承诺提供任何免费服务。会议经费由我方支付或由与会各方分担的,应严格执行经财政部门审核的经费预算及有关在华举办国际会议财务管理办法和支出规定。承办方应当根据会议经费预算总额安排会议议程和接待服务,不得安排非会议内容的接待服务。会议经费由外方全额支付的,我方不再另外安排会议经费补助。经常举办国际会议的城市,应当实行会议定点管理。

  在华举办国际会议的支出标准,原则上参照中央级二类会议经费综合定额标准执行。要严格控制会议的住宿档次,并按照国际惯例不配备生活用品,不发会议纪念品,不赠送礼品,不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主,可安排一次冷餐宴请,不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外,其他人员往返路费及食宿费一律自理。

  第七条 邀请外国籍代表参加会议,会议主办单位应在会议之前一个月填写相关表格 (按国际合作与交流处网站"办事程序"-短期专家的聘请和管理)交国际合作与交流处办理来华签证手续。 邀请台湾地区代表参加会议,会议主办单位应在会议之前一个月把被邀请人员姓名、单位、职务等报台港澳事务办公室。

  第八条 一般学术会议,不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格会议,需请省、市以及国家领导出席开幕式,会议主办单位应提前至少一个月提出书面申请(附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿等)报学校国际合作与交流处、台港澳事务办公室。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请。 重要会议,若请学校领导出席会议开幕式,主办单位应提前至少两周提出申请,并将领导发言稿(中英文)等报学校国际合作与交流处、台港澳事务办公室。

  第九条 会议结束后,主办或承办单位应在一个月内将会议总结、重要照片等送交国际合作与交流处、台港澳事务办公室、科技处(社科处)。

  第十条 本规定自学校批准之日起施行,以前下发的有关规定若与本规定相抵触,以本规定为准。

  第十一条 本规定由国际合作与交流处、台港澳事务办公室负责解释。

6825/23102/2018年3月19日

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