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国际会议知识--国际会议的策划(二)

厦门大学外事办    发布人:办公室    发布时间:2001年8月7日

 五、会议日期


    确定国际会议的日期要经过仔细斟酌。不可能满足每个国家和每个代表的要


求。你忙时,他闲着,难有共同的时间。从理论上讲,会议日期应适应多数与会


者的方便。实际上,会议的发起人、组织者、东道国往往有较大的发言权。对其


中任何一方不便的日期都难以通过。


    经验证明,日期的确定也有禁忌。国际会议最好能避开:


    (一)会议所在国的重大节日或国事活动,如国庆、国丧、大选、世族纪念


日等。每逢重大节日或国事活动时,所在国的政府和人民注意力都已转移,此时


举行国际会议,对与会者很可能“招待不周”,甚至会被冷落。国际会议还可能


遇到突发事件,如政变、动乱、罢工和自然灾害等。在发现突发事件苗头时,国


际会议的策划者往往另择地点,以免给自己带来麻烦。如在会议的前夕发生此类


事件,临时改期或易地举行是常有之事。


    (二)会议所在国的旅游季节。旅游季节人潮如海,交通拥挤,旅馆难订,


供应紧张,国际会议没有必要凑这个热闹。即使有的国际会议是冲着旅游胜地而


去的,也要避开遮天盖地、应接不暇的旅游旺季。


    (三)会议所在国过冷或过热的季节。人们都喜欢在春暖花开或秋高气爽的


季节里举行国际会议。寒冬腊月在莫斯科开会,或是酷暑时节在新德里聚首,都


会令人望而生畏。


    (四)与会者的宗教或民族节日。国际会议的参加者常有不同的宗教信仰,


有的人还十分执著。穆斯林每年均有斋月。斋月期间,天黑之前不能进食。在此


期间,否认是在穆斯林国家举行国际会议,还是与会者中有部分穆斯林国家的代


表,大家都会感到不便,甚至可能影响到会议的进程。因此,确定国际会议日期


时躲开斋月,是许多人都会注意的。西方人士十分重视圣诞节,虽然它的宗教意


义已不十分重大。因此,每年十二月未至元旦之后,西方人士均不愿举行国际会


议,而且几乎是雷打不动,连许多非基督徒也只好让步。可惜东方国家没有一个


共同节日,所以很容易被“分而治之”。好在东亚各国还有一个农历(阴历)新


年。他们也应当享受自己的权利。正月初一开国际会议定会使中国人感到十分扫


兴。过年时节开会,听起来似乎不近情理,但也确有此事。


     (五)其它同时举行的重要国际会议或活动。国际会议在同一地点同时举


行,毫不奇怪。有时在同一旅馆里,二三个国际会议同时召开。在策划重大国际


会议时,应避免同其他重要会议同时举行。两个重要国际会议同时抢占头条新


闻,只能彼此冲淡。更不要自讨没趣去同盛大的国际活动争时间。奥运会期间,


大概还会有人在洛杉矶、汉城或巴塞罗那举行同奥运会无关的重要国际会议。


    确定国际会议日期,事先要考虑周密,决定后不要轻易更改。特别是在邀请


信发出后,准备与会的代表均已把赴会的时间留出。如此时更改时间会给许多人


带来不便,甚至使部分人取消赴会打算。如确需更改,要表示歉意,申明理由,


及早通知,以挽回影响。


    更改会议日期有两种可能。一种是延期,另一种是取消会议。确定新的会议


日期尤要谨慎,防止一改再改。取消原定的会议更是忌讳。如因不可抗拒的突发


事件所致,还情有可原,如由于发起人或组织者事先考虑不当或内部纷争,造成


财源中断,反对派阻挠,合作者撤出或自己改变初衷,当事人的威望便会受损。


    六、会议地点


    国际会议地点的选择也有一套学问。一般地讲,会议策划者倾向于选择交通


便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。但理想和实际常有距离,


选择时须做仔细的调查研究。选择的内容大体上有三个方面:


    一、国家的选择。国际会议的策划者在选择某个国家作为会议东道国时往往


面临以下问题:


       1.有没有国家愿意承办?并非所有的国家对所有的问题都同样感兴趣。


不同的国家有不同的侧重。北欧国家对环境问题兴趣更浓,日本热衷于人力资源


开发,而发展中国家更关心改变经济落后。因此,要找到若干个对某一主题都感


兴趣的国家以便从中选择,实非易事。


       2.是否所有国家的与会者都愿前去?有些 国家为打开关系、树立形


象,往往愿意承办国际会议,但有的可能因内外政策而声名狼藉,有的因外界刻


意渲染而形象欠佳,有的则因敌手的造谣中伤而蒙受污损。许多代表,慑于国内


外舆论,对在此类国家举行国际会议都会有保留意见或取反对立场。


       3.是否具备承办国际会议的条件?有些国家、有意承办国际会议,对外


形象也较好,但经济落后,基础设施陈旧,甚至可能社会动荡,安全难有保证。


这样的国家往往也被排除在考虑之外。筹措不到充分经费也会使人知难而退。


       4.选择时关系能否摆平?即使以上三点都条件具备,国际会议的策划者


有时也面临难以处理的竞争关系。不同的利益集团、地理区域和国家常常为争夺


一个重要的国际会议而打破了头。如果你把承办权交给了发达国家,发展中国家


可能不悦;交给了拉美,亚洲可能皱眉;交给了伊拉克,伊朗可能强烈不满。


    从以上四点看来,国际会议的策划者在确定去哪个国家开会时,选择余地是


较小的。这的确是难为他们了。


    二、城市的选择。如果说国家的选择更多地考虑了政治因素,那么国际会议


的策划者在选择城市时,更多地注重城市的自然环境、物质条件及人文状况。这


是为了保证会议能在尽可能优美、宽松、便利的环境中举行。策划者关心的焦点


是:


       1.拟议中的城市同外界的交通通讯条件,譬如说是否有较多的航线和航


班。因为国外的与会者绝大多数是乘坐飞机进出国境的。如航线多、航班密,旅


客的选择余地就大,受滞阻的危险就小。同国外的电话、传真联系是否畅通,以


便在会议期间与派出国保持正常联系,也是策划者应该关心的。


       2.该城市基础设施的健全程度。这是指水、电供应是否充足,市内交通


是否方便等。没有这些基本保证,工作和生活都必然要受影响。


       3.该城市的卫生、安全状况。考虑这些问题是为了保障与会者的健康和


人身安全。一个污染严重、疫病流行、暴力充斥、冲突迭起的城市是难以入选


的。


    这些条件在现代化大都市一般都有保证,中小城市则难以确定。对发展中国


家来说,它们尤需作出更大的努力,为吸引国际会议到本国举行创造条件。较为


先进的发展中国家也把国际会议看作有高附加值的产业,借以推动本国经济繁


荣。


    国际会议也有相对集中于少数城市的趋势。据统计,每年在纽约举行的国际


会议约4000个,日内瓦、布鲁塞尔和维也纳仅次于纽约。这些城市能吸引如此众


多的国际会议,除城市的优越条件外,还因它们是国际机构总部比较集中的地


方,拥有比较齐全的会议设施和比较出色的会议服务。在亚太地区,曼谷之成为


国际会议中心城市也与此有关。


    某些特殊的考虑也会使策划者舍条件优越的大城市而取条件适当的中小城


市,甚至穷乡僻壤。例如:


       1.为了结合考察和研究而选择与会议主题有密切关系的地方。关于最不


发达国家的会议就可能选在某个最不发达国家举行。关于沙漠化的研讨会就会选


在离沙漠不远的中小城市或建有沙漠研究中心的地方举行。


       2.出于安全和保密的考虑也会使策划者选择某个远离城市,便于控制和


管理的地点举行会议。1993年亚太经合组织的领导人非正式会议便选在西雅图13


公里外一个名叫“布莱克”的偏远小岛举行。首脑会议找偏远处召开,在历史上


不管其例。


       3.为了使与会者能集中精力于会议,提高工作效率,一些会议也选在僻


静的去处举行,以避开喧闹、繁华的城市。它可能是山林中或海边的一个庄园或


别墅。


    三、旅馆的选择。许多国际会议租用旅馆、饭店举行。国际会议的策划者对


于旅馆的选择往往是比较挑剔的。特别是重要的国际会议,许多大旅馆都竞相招


揽。这不仅是鉴于经济效益,更是为了提高声誉。如此便给予策划者较大的选择


余地旅馆所在的地段是否适中,服务质量高低,会议设施优劣,有无举办国际会


议经验,都是策划者所要考虑的。当然,遇到旅游季节,卖给方市场占优时,国


际会议策划者也会有求于人。以地段的选择为例,1992年联合国某机构在北京举


行年会,中国方面提出了几家旅馆供对方选择。最后,对方还是选中了国贸中


心,其主要考虑之一是,国贸中心的位置在市内中心地带,离使馆区近,购物方


便,附近还有建国饭店、京伦饭店等高档旅馆可供与会者选用。


    谈到服务质量,人们常常想到服务员的待客态度和勤快程度。这两者固然重


要,但也不能忽视工作台的规范化和外语训练问题。所谓规范化就是服务要符合


一定的规程,不能自搞一套。譬如说,客人在房间里时,服务员就应少去打扰。


如果一会儿进去问暖,一会儿进去问寒,表面上看很热情,客人却会感到不胜其


烦。至于外语,它也应是涉外饭店服务员的基本功。如果客人只能用打手势和服


务员沟通,应付感到十分不便。国际会议的先遣人员只要在这样的饭店里住上一


二天,可能就会从候选名单上把这个饭店勾掉。

admi /5535 /2001年8月7日

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