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国际会议知识--组织委员会、秘书处和总务委员会(二)

厦门大学外事办    发布人:办公室    发布时间:2001年8月7日

    三、会议秘书处和常设秘书处


    会议秘书处是个临时性机构,其任务随会议的结束而终止。这同长期存在的


常设秘书处有很大的差别。


    常设秘书处是一个国际机构的常设办事机构。例如联合国即设有一个庞大的


一万余人的常设秘书处,为联合国各有关机构服务,并执行它们制定的规划与政


策。常设秘书处的负责人为国际机构的主要行政首脑--秘书长、总干事、执行秘


书等。常设秘书处的职员,被称为国际公务员,可由会员国推荐,但不受会员国


的领导和影响,执行公务时应保持中立,对各国事务采取不偏不倚的立场。联合


国甚至规定,各国代表发言后,在场的工作人员不鼓掌。会议秘书处则由东道国


或承办机构派出的人员组成。他们不应介入会务的讨论和决定,或对它产生影


响。


    设有常设秘书处的国际机构,召开国际会议时,不再另设会议秘书处。会议


的准备及服务统一由常设秘书处兼管。这不仅是为了节省费用,也是由于常设秘


书处的人员经验丰富、训练有素,可以更有效地承担会议的服务工作。常设秘书


处还可派出人员,协助和支援东道国会议秘书处工作,也可应邀培训东道国人


员。


    四、常设秘书处对国际会议的影响


    常设秘书处对国际会议的关系和影响,远远超过临时筹建的会议秘书处。常


设秘书处的人员都是行家里手,熟悉情况和人头,而且,因为长期任职,工作连


续性大,积累的经验也多,既能对国际会议作出积极贡献,也能对国际会议施加


消极影响。


    常设秘书处对国际机构的常会起着重要的策划作用。它对会议的时间,地


点、议程、决议等都有相当的发言权,至少有重要的建议权。这种建议权具有重


要的引导作用。许多会议的议程草案、主席团候选人名单、工作规划及部分决议


草案,都是由常设秘书处酝酿提出的。许多会议文件和报告也是它组织准备的。


    常设秘书处的作用显而易见。对于一个不甚了解情况或个人能力较差的会议


主席以及参与意识较差的与会者来说,它的影响尤其显著。


国际机构的常会是权力和决策机构。它对年度工作的评价、建议和决定直接影响


到常设秘书处能否保持或扩大它的工作范围、能否得到充分的财政拨款,甚至影


响个人的升迁。因此,各个业务部门都力图使自己的工作在会议上得到重视、成


绩得到肯定、建议得到采纳。其做法包括:(一)力争将自己的工作列入议程讨


论;(二)通过代表团的发言反映它的工作设想和建议;(三)游说各个代表团


在会上为工作成绩“言好事”。为了以上目的,有关官员甚至可以为有关代表团


准备发言稿。这些活动,有些属于正常,有些则迹近“运动”会议及其参加者。


    五、常设秘书长的作用


    常设秘书处对于会议有如此重要的影响。作为常设秘书处行政首脑的秘书


长,其作用更是可想而知。


    常设秘书长通常有两种类型:一种是保守型的,即工作按部就班,照章办


事,忠实执行代表大会的决议,不乱出主意;另一种是进功型的,自己独立思


考,常设法说服和动员会员国政府接受其主张。哪种类型更合乎要求?国际上没


有定论。有的联合国秘书长就认为,即使联合国大会没有决定,但在涉及重大国


际利益问题上,秘书长仍应采取主动,以避免无所作为。但也有不少人担心,秘


书长的权力过大势必影响会员国的主动性和积极性。


    秘书长是否越权,其结论往往受利益集团和秘书长个人作风的牵制。原则


上,秘书长应当是“独立的和客观的”。但人总有点偏向。如果国际职员都是那


么公正不阿,各集团又何苦在竞选时争得面红耳赤?选自第三世界的秘书长很可


能对第三世界的利益给予较大的关注。因此,他的所作所为遭到发达国家的非


难。当然,秘书长个人作风好坏,也是导致贬褒的重要因素。如他工作勤恳,办


事公正,就会得到好评。反之,一言堂或结帮拉派,总是不得人心。有的代表团


便可能借机发难,以秘书处的效率、透明度不高为由而否定它提出的工作主张和


建议。他的干练、经验、灵巧,使会议进行得更加顺利。有的则可能引发许多是


是非,甚至公开冲突。常会是一段时间里各种矛盾最集中的反映。通过对秘书长


这个核心人物的观察,也可窥见一个国际组织的现状。


    六、总务委员会


    某些国际会议建立总务委员会,以协助会议主席处理其职权范围内的大会一


般事务。联合国大会即设总务委员会,由大会主席,21名副主席和7个主要委员


会主席组成,并由大会主席兼任总务委员会主席。它的职责包括建议会议的闭幕


日期、拟订临时议程、决定各议程项目的优先次序,并协调大会各委员会的会议


进程。


    联合国大会还规定,总务委员会审议大会议程时,不应讨论任何项目的实


质,不得就任何政治问题作出决定。可以认为总务委员会仅协助主席处理程序性


的问题,其作用相当于会议主席团。事实证明,列入、拒绝或推迟某一议程项目


均可能引发激烈争论。第49届联大于1994年12月20日开幕,21日总务委员会便经


过辩论,再次挫败少数国家拟在联合国制造“两个中国”的图谋,剔除了所谓台


湾“代表权”的提案。


    应当说明,总务委员会(general committee)一词中的“总务”两字,系


指“大会的一般事务”,同行政后勤工作的“总务处”、“总务科”并不相干。


    总务委员会也涉及会议的组织安排。但它同组委会有显著的区别:


    一、组成不同。总务委员会是会议本身的组织,由会议选出的官员(主席、


副主席等)组成,而组委会则是东道国的组织,由东道国指派的人士组成。


    二、任务不同。总务委员会是会议的组成部分,直接处理有关会议的事宜,


而组委会仅是筹备和保证会议的进行,不参与会议的审议和决定。


    三、建立的时间不同。总务委员会既由会议主席等组成,须待会议开始并选


出官员后方能建立。组委会是筹备机构,可以早在会议开始前半年、一年或更长


的时间建立。


    应当区别国家组委会和国家代表团。在东道国里,两者都是由该国的有关部


门组成,有时组委会委员也还兼任代表团代表,但两者职责截然不同,不能混


淆。国家组委会代表东道国负责会议的准备,但不能参与会务。国家代表团则是


以成员国代表的身份直接与会,代表并捍卫本国利益。在东道国和成员国合一的


情况下,国家组委会成员参与,甚至干予国际会议的会务,是不妥的,也不能坐


到国家代表团的席位上去。同样,其他国家代表团如遇一般的会议筹备问题,应


找组委会。除非涉及两国的重大问题,找国家代表团解决也是不对的。身兼组委


会和代表团职务的人士,以何各身份出面接待或办事,也须加以区分。


    组委会、秘书处和总委会(或主席团)是国际会议的三个主要组织机构,对


会议的顺利开始和进行起着重要的组织保证作用。应当力求使三者都做到组织健


全、职能明确、人员到位和经费落实,以便扎扎实实地做好工作。

admi /5442 /2001年8月7日

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