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国际会议知识--组织委员会、秘书处和总务委员会(一)

厦门大学外事办    发布人:办公室    发布时间:2001年8月7日

国际会议初步策划后,还需建立组织机构将它进一步落实和付诸实施。这一


组织机构便是会议的组织委员会,简称组委会。


    组委会是一个临时性机构。它随会议的筹备而产生,也随会议的结束而告


终。考虑到国际会议的复杂性和工作量,凡大中型国际会议一般均建有组委会。


如会议的筹备涉及多国或国际上多方参与,即建立国际组委会。如仅有一国主办


或交由一国承办,则建立国家组委会。例如,第四届世界妇女大会在中国召开,


筹备工作委托给中国,便建立世界妇女大会中国组委会。有时组委会也称筹委会


(筹备委员会)。组委会和筹委会的性质略同。多数筹委会由主办机构建立,以


策划与筹备一次国际会议。国家组委会则由东道国筹建,以具体承担会议的准备


工作。世界性的国际会议也可能要求各国成立国家筹委会,以筹划本国的与会事


宜,包括准备国家报告等。在国家筹委会的基础上,还可召开区域筹委会,协调


本区域各国的立场。


    一、国家组委会的任务和组成


    国家组委会的任务是:负责组织和协调本国各有关部门完成国际会议的筹备


工作。国际会议是一个涉及多个领域(交通、电讯、新闻、旅馆、安全、旅游


等)的综合性活动,其筹备和进行往往不是一个机构或单位所能独立承担,而须


有关部门通力合作、共同完成。这许多部门要像机器一般运转起来就须加以组


织,而在运行中也不免发生这样或那样的磨擦和步调不一,又须组委会从中排除


障碍,加以协调。为使组织和协调工作能按委托一方的要求顺利进行,国际会议


的主办机构和承办单位,往往通过协商订立协议,如承办国家不能全部接受其条


款,可另行协商,谈妥后以换文方式确定双方的权利与义务。第四届世界妇女大


会的东道国协议,即是由中国副总理兼外长钱其琛和联合国秘书长加利签署的。


东道国协议应包括会议日期、地点、与会范围、场地、设备、公共设施、医疗、


交通、警卫、当地工作人员财务安排、外交特权与豁免、争端的解决等内容。


    组委会的上级机构可以是由国际会议的发起、主办、承办单位共同组成的指


导委员会、工作委员会或执行委员会。指导委员会是一个决策机构,由层次较高


的人士组成。组委会受其委托,承担会议的具体组织任务,向其负责并报告工


作。指导委员会等也有责任给予领导和协助。


    组委会设主席、副主席、秘书长、副秘书长及委员。人数视会议规模而定。


组委会应吸收主要的协作部门的代表参加,以利工作的开展。在中国,一个国家


级的组委会就应包括各个有关的部委、全国性的团体、会议所在地的地方政府


等。专业性的国际会议,其国家组委会,可能即是由该行业的行政首长负责。如


第七届国际反贪污大会的中国组委会主席,便是由最高人民检察院检察长担任


的。主席、副主席应负责总体的组织、协调工作、其他成员则应各司其职,分抓


一个方面的工作。组委会是执行机构,崇尚实干,成员应不挂空名。


    组委会可视情况下设若干职能委员会或小组,如会务、报道、文书、接待、


学术、宣传、财务、安全等。联合国亚太经社会48届(北京)年会的组委会,即


由会议服务、会议文件、礼宾、安全职能委员会组成。第四届世界妇女大会的中


国组委会还下设宣传动员委员会,以同联合国有关部门合作,搞好“四大”筹备


期间和会期的新闻报道工作。第三十届国际地质大会(1995年,北京)的组委会


又设有地质旅行委员会,负责落实100余条地质旅行线路的野外准备。各职能委


员会或小组的职责应尽可能明确,避免重叠,或界限不清,发生扯皮现象。各职


能委员会或小组负责人可由组委会成员兼任。有的职委会还指定联络员,以便同


各方,特别是国外,保持联系。


    二、会议秘书处


    组委会下属的会议秘书处是它的日常机构。秘书处是同国际会议关系最直接


而任务又是最繁重的工作机构,被称为“会议的行政管理工作的中枢”、“会议


的总管”或“推动工作的组织核心”。


    秘书处总揽一切,可以包括所有的会议服务业务。为使秘书部门集中力量管


好会场的直接服务,大型国际会议往往将后勤、新闻、安全等工作游离出来,而


特设秘书组专司其事。这样,秘书处底下又有秘书组,同其他组平行工作。这种


狭义的秘书组的主要职责是:


    一、会场的管理和使用;


    二、代表的注册和报到;


    三、会议文件的翻译、印制和散发;


    四、会议的口译及其他会场服务;


    五、会议的记录及其整理和印发。


    小型国际会议涉及的面较窄,准备工作可由一个机构独立或由它为主承担,


因而可以不设组织委员会,而以会议秘书处代替之,以减少层次和工作重叠。在


这种情况下,秘书处就兼有组委会的职能,其职责也必然相应扩大。


    会议秘书处领导,可配有副职,直接向组委会负责,向其报告工作。

admi /5589 /2001年8月7日

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