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礼仪学习--接待外宾(一)

厦门大学外事办    发布人:    发布时间:2000年8月3日
随着国际交往的日益频繁,各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人

士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访

问、工作访问、考察访问、各种业务访问,以及顺道访问、非正式的私人访问,

等等。除了双边的访问活动以外,还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其他

国际活动。因此,世界上许多国家都要经常接待来自其他国家的大量外宾。如何

做好接待工作,当好东道主,是礼宾交往中重要课题。

    在接待外宾过程中经常遇到的一些礼仪程序和不同方式的活动,如迎送、宴

请、会见、会谈等,我们在前面已经谈到的是与接待工作直接有关的一些其他问

题。

    关于邀请的方式。外宾来访,通常要由东道国先发出邀请,这既是礼节,也

是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行,被邀者在接到邀请函后,应及

时给予答复,并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外,也表明被邀请

者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时,为了表示客气,也

可请被邀者在他认为“方便的时候”来访,或将时间留待以后“另行商定”。

    实际上,访问也并不一定都是由东道国一方首先提出,在有些情况下,是双

方协商的结果。有的访问安排是由有关的协议事先约定;有的是当面口头邀请在

先,然后再补送书面邀请函件;有的是通过外交途径商定访问事宜;也有的是来

访者有访问的愿望,主动向东道国作出某种表示,经双方磋商同意,然后再作正

式安排。还有的访问是作为一种“回访”的方式进行。总之,可以视不同情况,

灵活运用。

    有些国家对邀请外国领导人来访,做出了某些规定。例如,我国规定,应邀

来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限,最长不超过7天。其抵京日

期,应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开,则抵京当日中方

不安排正式活动。关于接待外宾的费用,国际上比较通行的做法是,来访者的国

际旅费由来访者自己负担,在抵达东道国国境后的住宿交通等,由东道主招待。

告别宴会或答谢宴会的费用,由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决

定。例如,对某些外宾安排自费来访,东道主除付设宴招待的费用外,全部住宿

交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限,对来访代表团有人数限

制,或在邀请时,即言明邀请的人数,超出部分的人员,费用自理。据俄罗斯

《消息报》1995年月日1月3日报道,外国总统访俄,俄方只负担12~15人的费

用,俄总统出访,对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般

自理;专机机组人员的费用,除双方民航有互惠协定外,一般亦应自理。

    为了搞好接待,在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。首先,要搞清

楚来访外宾或代表团的基本情况。例如,来访外宾的总人数,是否包括主宾和其

他人员的配偶,来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况,这些均可请对方事先

提供。重要国宾来访,其随访人员中,有正式随行人员(或代表团团员)和工作

人员之分,而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外,有的国家领导人

来访,随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清

楚,以便由有关单位做好相应的接待准备。

    对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先

向对方探询,必要时,还可向对方索要来访者的血型资料。

    拟订来宾访问日程前,还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和

施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间,可经由民航部门密

切掌握。

    访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后,可先将主要内容

告知对方,以便听取对方意见,并使对方有所准备。日程安排的好坏,对访问的

成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问,既要使日程安排符

合礼议规格的一般要求,又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日

程草案时,除了遵循通常的礼仪程序以外,还要考虑以下一些因素:1.访问的目

的和性质;2.访问者的愿望;3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系;4.

访问者过去是否曾经来访过,哪些项目过去已经看过,如何使本次访问更具特

色;5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度;6.代表团其他成员的特殊要

求与安排,特别是主宾的夫人,有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因

素以外,主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素,事先应当同有关 的办

公室联系好。

    日程安排的松紧应适当。活动安排太少,让客人有时在宾馆里无所事事,会

感到受冷遇;活动安排太多,又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确

非易事。为了让客人在有限的时间内,多看一些东西,多接触一些人,常常容易

把日程排得太满,没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧

张的访美日程时说:“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢

把我的日程安排得像她们的那样(紧张),我就要把他解雇。”

    有些大型代表团来访,为了达到更好的效果,可以安排他们分组活动。有的

次要活动,可以安排代表团其他成员参加,以减轻主宾的劳累。

    接待规格的高低,体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度,来访者

对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此,对于来访客人的接待规格要妥善掌

握。
admi /8047 /2000年8月3日

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